W zeszłym roku w życie weszło RODO, które sporo zmienia w życiu naszych firm i tym jak porządkujemy dane naszych pracowników i klientów. Z pewnością Excel w HR oznacza obecnie coś zupełnie innego, niż w przeszłości. Jak poradzić sobie w nowej rzeczywistości?
Dowiedz się jak najwięcej o RODO
Pierwszą rzeczą, jaką musimy zrobić to poznać zagadnienie RODO i upewnić się, że nasi pracownicy również wiedzą na czym polega to pojęcie. Przede wszystkim, taką wiedzę będą musiały posiadać osoby, które na co dzień zajmują się danymi osobowymi i nimi rozporządzają.
Możemy na przykład wysłać naszych pracowników na szkolenie Power Query, na którym poznają nowe metody zarządzania danymi zgodnie z RODO. Jeśli nie dopilnujemy tego, żeby wszyscy wiedzieli na czym polegają nowe przepisy, może się okazać, że będziemy musieli zapłacić wysokie kary.
Sprawdź ciekawe szkolenia. Zapoznaj się z : kursy Excel
Przeorganizuj dane
Kiedy zdobędziemy już odpowiednią wiedzę, powinniśmy zająć się przeorganizowaniem danych, które już mamy. W ten sposób uda nam się określić system, który będziemy stosować do kolejnych danych, które będą się pojawiać z biegiem lat.
Przede wszystkim będziemy musieli zapytać się po co przechowujemy te dane i do czego są one nam potrzebne. Będziemy musieli też przygotować ich kopię zapasową, na wypadek jakby coś złego stało się z naszym systemem.
Informuj ludzi o polityce RODO
Bardzo ważne będzie też to, żeby informować swoich klientów oraz pracowników co dzieje się z naszymi danymi. Najlepiej będzie przygotować specjalny dokument, który będziemy im pokazywać w momencie pobierania od nich danych osobowych. Dzięki temu będą oni wiedzieli co stanie się z ich danymi i będą mogli się temu sprzeciwić, jeśli będą tego chcieli.
Bardzo ważne jest też to, że klient może w każdej chwili zarządzać dostępu do swoich danych, a my musimy być na to przygotowani. Dlatego będziemy musieli upewnić się, że nasz system pozwala nam na udostępnianie danych w każdej chwili. Będzie to wymagało odpowiedniego podłoża technologicznego i informatycznego.